Servicio

Automatizar facturas con IA: se archivan solas y llegan a tu gestoría

Facturas en el correo, en portales de proveedores, en fotos del móvil. Alguien las descarga, les cambia el nombre, las guarda y se las manda a la gestoría. Todo eso puede hacerse solo. Tu equipo solo revisa las que el sistema no tiene claras.

Reserva una llamada de 30 minutos Qué incluye

Puesta en marcha: 2–4 semanas
Alta desde: 1.900 €
Cuota desde: 120 €/mes
Permanencia: Ninguna

En resumen

El servicio Facturas sin papeleo de Galactia automatiza con IA las facturas recibidas: las recoge del correo, de portales o de fotos, lee sus datos y las archiva con nombre normalizado en la carpeta correcta.
Después las pasa a tu gestoría o a tu programa de contabilidad, detecta duplicados y avisa de vencimientos; en las facturas emitidas, recuerda los cobros pendientes.
Lo que no sabe clasificar no lo adivina: lo deja pendiente para que lo revise una persona.
La puesta en marcha dura entre 2 y 4 semanas y cuesta desde 1.900 € sin IVA, más una cuota desde 120 €/mes.
Verifactu lo cumple tu programa de facturación: Galactia te ayuda a elegir o configurar uno que cumpla y lo conecta con el resto.

Es para ti si…

Recibís decenas o cientos de facturas al mes por correo, en portales o en papel.
Alguien pasa horas descargándolas, cambiándoles el nombre y guardándolas en carpetas.
Cada trimestre la gestoría te pide las facturas que faltan y nadie sabe dónde están.
Llevas varias empresas, sedes o inmuebles, y cada factura tiene que ir a su sitio.

Qué incluye

Todo lo que hacemos por ti

Las facturas recibidas se leen, se archivan solas con nombre normalizado y llegan a tu gestoría sin que nadie las busque.

Recogida automática

Revisa cada pocos minutos el buzón de facturas, los portales que se puedan conectar y las fotos o escaneos que subáis a una carpeta.

Lectura de datos con IA

Saca proveedor, NIF, fecha, número, base, IVA y total, aunque cada proveedor use un formato distinto.

Archivo con nombre normalizado

Cada factura se guarda en su carpeta (por empresa, sede, inmueble o mes) con un nombre igual para todas, fácil de buscar.

A tu gestoría o contabilidad

Las facturas llegan a tu gestoría o entran en tu programa de contabilidad, sin reenviar correos uno a uno.

Duplicados y vencimientos

Avisa si una factura llega dos veces o si se acerca un pago. En las emitidas, recuerda los cobros pendientes.

Panel de revisión

Lo que el sistema no sabe clasificar no lo adivina: lo deja pendiente en un panel para que una persona lo revise en segundos.

Cómo trabajamos

Paso a paso, sin sorpresas

2–4 semanas. Sabes en cada momento qué se hace y qué recibes.

01
Llamada y propuesta
Vemos cómo te llegan las facturas, cuántas son y cómo las quiere tu gestoría. Te damos un precio cerrado.
Semana 0
02
Montaje
Conectamos el buzón y las carpetas, definimos contigo las reglas de clasificación y probamos con tus facturas reales.
Semanas 1–2
03
Prueba
Dos semanas archivando facturas reales. Revisamos lo que va al panel y afinamos las reglas. Entonces se paga la segunda mitad.
Semanas 2–4
04
Funcionando y vigilado
Revisión diaria, alertas, ajustes y pequeñas mejoras, e informe mensual.
Cada mes

Entregables

Lo que te llevas

Recogida automática de facturas desde tu buzón, tus carpetas y los portales que se puedan conectar
Reglas de clasificación por empresa, sede, inmueble o mes, acordadas contigo
Estructura de carpetas y nombre normalizado en tu Drive, SharePoint o Dropbox
Envío a tu gestoría o conexión con tu programa de contabilidad
Panel de facturas pendientes de revisar y avisos de duplicados y vencimientos
Documentación e informe mensual con facturas procesadas y horas ahorradas estimadas

Caso real

Lo usamos en casa: el archivo automático de facturas

Carlos montó este sistema en sus propias empresas antes de ofrecerlo. Cada 10–15 minutos revisa un buzón de facturas y una carpeta de Drive, lee los datos con IA, decide a qué empresa o inmueble pertenece cada factura y la archiva con un nombre normalizado. Lo que no sabe clasificar lo deja pendiente de revisar en un panel.

Ejemplos tipo

Cómo suele aplicarse

Escenarios habituales en empresas como la tuya. Son ejemplos ilustrativos con rangos orientativos, no casos de clientes concretos.

Ejemplo tipo: empresa de servicios con 150 facturas al mes

Las facturas llegan a un buzón y a una carpeta donde el gerente sube fotos desde el móvil. Se archivan solas por mes y proveedor, y la gestoría tiene acceso a la carpeta.

Rango habitual: 8–15 h/mes

Ejemplo tipo: grupo con varias sociedades

Una misma oficina recibe facturas de tres empresas distintas. El sistema decide a cuál pertenece cada una por el NIF del destinatario y deja las dudosas para revisar.

Rango habitual: 10–20 h/mes

Ejemplo tipo: instalador con cobros pendientes

Las facturas emitidas salen del programa de facturación. Si una vence sin cobrarse, el sistema prepara un recordatorio para el cliente y avisa a administración.

Rango habitual: 5–10 h/mes y menos cobros olvidados

Cuándo no te lo recomendamos

— Si recibes menos de 20–30 facturas al mes: tu programa de facturación o tu gestoría probablemente ya te lo resuelven.
— Si solo buscas cumplir Verifactu: eso lo hace un programa de facturación que cumpla la norma; no necesitas una automatización a medida.

¿No tienes claro si es tu caso? Empieza por un diagnóstico de automatización.

Con los programas que ya usas

Por ejemplo, nos conectamos con:

Gmail y Outlook
Holded
Quipu
Sage
a3
Odoo
Factusol
Google Drive, SharePoint y Dropbox

Si tu programa permite conectarse o exportar datos, se puede integrar. Si no, te lo decimos en el diagnóstico.

Para leer con calma

Dudas

Preguntas frecuentes

¿No encuentras tu pregunta? Mira todas las preguntas frecuentes sobre IA para empresas o escríbenos: te respondemos en un día laborable.

¿Esto me resuelve Verifactu?

Verifactu lo cumple tu programa de facturación, no nosotros. Lo que hacemos es ayudarte a elegir o configurar un programa que cumpla y conectarlo con el resto: correo, carpetas y gestoría. Así no tienes que cambiar tu forma de trabajar.

¿Tengo que cambiar de programa de contabilidad o de gestoría?

No. Trabajamos con la gestoría y los programas que ya usas, por ejemplo Holded, Quipu, Sage, a3 u Odoo. Si tu gestoría solo quiere una carpeta compartida, le dejamos ahí las facturas, ordenadas.

¿Y si la IA lee mal una factura?

Si no tiene claro un dato o a dónde va una factura, no la archiva a ciegas: la deja en un panel para que una persona la revise. La IA prepara y propone; las decisiones importantes las sigue tomando una persona. Además, revisamos cada día que todo funciona y tenemos alertas.

¿Dónde quedan mis facturas y mis datos?

En tu Drive, SharePoint o Dropbox. Todo se monta en tus cuentas. Usamos proveedores de IA con condiciones empresariales, en las que tus datos no se usan para entrenar modelos, y procesamiento en la Unión Europea siempre que el proveedor lo ofrezca. Firmamos un contrato de encargo del tratamiento.

¿Me ata? ¿Qué pasa si me doy de baja?

No hay permanencia. La cuota se renueva cada mes y puedes darla de baja con 30 días de aviso. Todo está montado en tus cuentas: si te vas, sigue funcionando y te dejamos la documentación, aunque ya sin vigilancia ni mantenimiento.

¿Funciona con facturas en papel?

Sí, si las escaneas o les haces una foto con el móvil y la subes a una carpeta. El sistema las lee igual que un PDF. Si una foto no se lee bien, va al panel de revisión.

¿Hablamos 30 minutos sobre tu empresa?

Cuéntanos qué te quita más horas: el correo, los clientes o las facturas. En una llamada te decimos qué automatizaríamos primero y cuánto costaría. Sin compromiso.

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