Preguntas frecuentes sobre automatización con IA

Galactia automatiza con inteligencia artificial la operativa diaria de pymes: ordena el correo y prepara las respuestas, atiende y hace el seguimiento de los clientes potenciales (leads), archiva las facturas y pasa los datos de un programa a otro. Se conecta a los programas que la empresa ya usa y lo deja funcionando y vigilado.

Para pymes de 5 a 100 personas de cualquier sector que reciben muchos correos, solicitudes de clientes o facturas: distribuidoras, empresas de servicios, inmobiliarias, academias, clínicas, instaladores, despachos o agencias. Si eres autónomo sin equipo, normalmente te basta un buen programa de facturación y te lo diremos.

Por una llamada gratuita de 30 minutos. Si ya sabes qué te quita más horas, pasamos directamente a la puesta en marcha con precio cerrado. Si no lo tienes claro, el diagnóstico de tu operativa (1–2 semanas, 990 €) elige las 3 automatizaciones con más retorno.

Las que se repiten mucho y siguen unos criterios que se pueden explicar: clasificar correos y preparar respuestas, sacar pedidos o solicitudes de los correos y meterlos en tu sistema, responder y hacer el seguimiento de clientes potenciales, archivar facturas recibidas y pasárselas a la gestoría, recordar cobros pendientes o copiar datos entre el ERP, el CRM y las hojas de cálculo.

Cuando la tarea ocurre pocas veces, cuando cada caso es distinto y requiere criterio experto, o cuando basta una regla sencilla en tu programa actual. Te lo decimos en la llamada o en el diagnóstico: si no compensa, no te proponemos nada.

ChatGPT ayuda a cada persona por separado y todo depende de que alguien copie y pegue. Una automatización está conectada a tu correo, tu CRM y tu programa de facturación, trabaja sola con las reglas de tu empresa, deja registro de lo que hace y avisa de lo dudoso. Son complementarios.

Cada automatización tiene un alta a precio cerrado y una cuota mensual: facturas desde 1.900 € y 120 €/mes, correo desde 2.400 € y 150 €/mes, gestión de clientes potenciales desde 2.900 € y 190 €/mes, y conexión de sistemas desde 3.500 € y 190 €/mes. El pack de correo, clientes y facturas cuesta desde 6.500 € y 390 €/mes. El diagnóstico, 990 €. Todo sin IVA.

El alta, 50 % al empezar y 50 % tras dos semanas funcionando con tus datos reales. Si no hace lo que acordamos por escrito, esa segunda mitad no se paga. La cuota se paga a mes vencido.

No. La cuota se renueva cada mes y puedes darla de baja con 30 días de aviso.

Revisión diaria y alertas si algo falla, ajustes y pequeñas mejoras (hasta 2 horas al mes por sistema), el coste de uso de la IA en volúmenes habituales, soporte por correo en 1 día laborable y un informe mensual con lo procesado y las horas ahorradas estimadas.

Entre 2 y 5 semanas por automatización, según el volumen y los programas que haya que conectar. El diagnóstico, si lo haces, dura de 1 a 2 semanas.

Todo está montado en tus cuentas, así que sigue siendo tuyo y te dejamos la documentación. Desde ese momento ya no lo vigilamos ni lo mantenemos.

Si en el diagnóstico no encontramos al menos 20 horas al mes que automatizar, te devolvemos el importe. Y si contratas una automatización en los 60 días siguientes, sus 990 € se descuentan del alta.

Solo lo que tú decidas. Lo habitual es que la IA prepare la respuesta con tu información y tu tono, y que una persona la revise y la envíe. Las respuestas sencillas y repetidas pueden salir solas si quieres, con reglas claras y avisando de que responde un asistente.

Sí. Es uno de los casos más habituales: la IA clasifica lo que entra, lo reparte a quien corresponde, prepara las respuestas y avisa de lo urgente para que nada se quede sin contestar.

No. Si ya tienes uno (HubSpot, Pipedrive, Zoho u otro), lo mantenemos al día. Si no, empezamos con una hoja de cálculo bien organizada y te ayudamos a decidir si te compensa dar el salto a un CRM.

Verifactu lo cumple el programa con el que emites las facturas, no la automatización. Nosotros te ayudamos a elegir o configurar un programa que lo cumpla y lo conectamos con el resto: la recepción, el archivo y el envío a la gestoría.

Normalmente no. Nos conectamos con lo que ya usas: Gmail u Outlook, tu CRM o una hoja de cálculo, tu programa de facturación, Drive, SharePoint o Dropbox. Si algún programa no permite conectarse, te lo decimos en el diagnóstico.

Sí, como cualquier persona. Por eso la IA prepara y propone, y las decisiones importantes las sigue tomando una persona. Lo que no tiene claro lo marca para revisar en lugar de inventarlo, y revisamos cada día que todo funciona.

Sí. Todo se monta en tus cuentas. Usamos proveedores de IA con condiciones empresariales, en las que tus datos no se usan para entrenar modelos, y procesamiento en la Unión Europea siempre que el proveedor lo ofrezca. Firmamos un contrato de encargo del tratamiento.

Se aplica el RGPD como en cualquier otro tratamiento: hace falta una base jurídica, informar a las personas afectadas y un contrato de encargo del tratamiento con quien accede a los datos. Lo revisamos al diseñar cada automatización y usamos solo los datos necesarios.

Si tu empresa usa IA, sí en algunos puntos. Desde el 2 de febrero de 2025 hay que procurar que el personal que la usa tenga formación suficiente, y desde el 2 de agosto de 2026 hay que avisar a las personas cuando hablan con una IA, por ejemplo con un asistente que contesta a clientes. Las automatizaciones de correo, clientes y facturas normalmente no son de alto riesgo. Esta respuesta es orientativa y no constituye asesoramiento jurídico.

Carlos, empresario y fundador de Galactia. Antes de ofrecer estos sistemas a otras empresas los montó en las suyas: un archivo automático de facturas, un CRM con portal de clientes y un cálculo de nóminas. Quien te atiende es quien construye tu sistema.

Porque pagas la mitad del alta cuando lo ves funcionando. Antes de empezar dejamos por escrito qué va a hacer cada automatización; tras dos semanas funcionando con tus datos, si no lo hace, esa segunda mitad no se paga. Y no hay permanencia.

Sí. Galactia tiene sede en Madrid y trabaja en remoto con empresas de toda España: casi todo se hace por videollamada y en tus propias cuentas.

No. Todo queda en tus cuentas y es tuyo, con documentación. Puedes darte de baja con 30 días de aviso y seguir usándolo; lo que dejas de tener es la vigilancia diaria y los ajustes.