Cómo automatizar las facturas de tu empresa (y qué pinta Verifactu)

En esta guía

1. ¿En qué se va el tiempo con las facturas recibidas?
2. Cómo se automatizan las facturas recibidas, paso a paso
3. Y las facturas que emites: los cobros pendientes
4. Un ejemplo real: el archivo de facturas que usamos en casa
5. ¿Qué tiene que ver todo esto con Verifactu?
6. ¿Y la factura electrónica obligatoria entre empresas?
7. Errores habituales al automatizar facturas
8. ¿Cuánto cuesta y cuánto se tarda?
9. Fuentes

Automatizar las facturas de tu empresa no empieza por la IA. Empieza por conseguir que todas las facturas recibidas lleguen a un mismo sitio. A partir de ahí, la IA lee los datos, decide dónde va cada factura, la archiva con un nombre que se entiende y se la pasa a tu gestoría o a tu programa de contabilidad. Una persona solo mira las que el sistema no tiene claras. Esta guía explica cómo se hace paso a paso, qué errores evitar y qué tiene que ver todo esto con Verifactu y con la factura electrónica obligatoria, con las fechas comprobadas en fuentes oficiales.

¿En qué se va el tiempo con las facturas recibidas?

Si preguntas en la oficina, casi nadie dice «en leer facturas». Dicen otras cosas:

• «Las facturas llegan a tres correos distintos y alguna se pierde».
• «Hay proveedores que no las mandan: hay que entrar en su portal a descargarlas».
• «Los técnicos traen tickets en el bolsillo y fotos en el móvil».
• «La gestoría me pide las facturas cada mes y siempre falta alguna».
• «Tenemos dos sociedades y no siempre está claro a cuál va cada gasto».
• «Pagamos dos veces la misma factura porque llegó por correo y en papel».

Todo eso es papeleo sin valor. Nadie gana nada renombrando un PDF o buscándolo en una bandeja de entrada. Y es justo lo que se automatiza bien, porque se repite cada día con las mismas reglas.

Cómo se automatizan las facturas recibidas, paso a paso

1. Recoger: un único punto de entrada

El primer paso es que todas las facturas acaben en el mismo sitio. Lo habitual es:

• Un buzón propio, tipo facturas@tuempresa.com, que se comunica a todos los proveedores.
• Una carpeta compartida (Drive, SharePoint o Dropbox) donde caen las fotos y los escaneos. El equipo puede subir una foto desde el móvil en segundos.
• Los portales de proveedores que no envían la factura (energía, telefonía, algunos suministros). Si el portal lo permite, se descarga de forma automática; si no, se deja un aviso mensual para descargarla a mano.

Este paso es poco vistoso, pero sin él el resto falla. Siempre habrá facturas en bandejas personales que nadie ve.

2. Leer: extraer los datos con IA

La IA abre cada documento (PDF, foto o escaneo) y saca los datos que importan: proveedor, NIF, número de factura, fecha, base imponible, IVA, total y vencimiento. A diferencia de los lectores antiguos, que necesitaban una plantilla por proveedor, la IA entiende facturas que no ha visto nunca.

Lo importante no es que lea, sino que compruebe. Un buen sistema mira si la base más el IVA da el total, si el NIF tiene formato válido y si la fecha tiene sentido. Lo que no cuadra no se archiva como bueno: se queda pendiente de revisar.

3. Clasificar: a qué empresa, centro o proyecto va

Aquí está buena parte del trabajo real. Si tienes varias sociedades, varios locales, inmuebles u obras, alguien tiene que decidir a dónde va cada gasto. La IA puede hacerlo con reglas que se acuerdan al principio: el NIF del destinatario, la dirección de suministro, la referencia del pedido o el historial de ese proveedor.

4. Archivar con nombre normalizado

Cada factura se guarda en la carpeta correcta con un nombre que cualquiera entiende, por ejemplo 2026-10-14_Proveedor_F-1234_350,00.pdf. Parece un detalle. En la práctica es lo que hace que encontrar una factura lleve segundos y no diez minutos.

5. Enviar a la gestoría o al programa de contabilidad

Con las facturas ya archivadas y con sus datos, el envío se hace solo. Según cómo trabaje tu gestoría:

• se comparte con ella la carpeta del mes, ya ordenada;
• se le envía un resumen con la lista de facturas y sus importes;
• o se suben al programa de contabilidad (por ejemplo, Holded, Sage, a3 u Odoo) si tiene conexión.

Se acabó el «me faltan tres facturas de septiembre».

6. Detectar duplicados

La misma factura llega por correo y en papel. O el proveedor la reenvía con otro nombre de archivo. Comparando proveedor, número y total, el sistema detecta el duplicado antes de que se pague dos veces.

7. Avisar de vencimientos

Con la fecha de vencimiento extraída, el sistema avisa de lo que hay que pagar esta semana. Sin hojas de cálculo que alguien tiene que actualizar.

8. Revisar lo dudoso en un panel

Lo que la IA no sabe clasificar no se inventa. Se queda en una lista de pendientes, con el motivo («no sé a qué empresa va», «el total no cuadra», «posible duplicado»). Una persona lo resuelve en un par de minutos al día.

Y las facturas que emites: los cobros pendientes

Las facturas emitidas tienen otro problema: cobrarlas. Aquí la automatización no factura por ti (eso lo hace tu programa de facturación), pero sí puede:

• leer qué facturas siguen sin cobrar;
• enviar recordatorios con tu tono antes y después del vencimiento;
• subir el tono por pasos si no hay respuesta, y avisar a una persona cuando toca llamar;
• dejar un resumen semanal de lo pendiente por cliente.

Una regla: los recordatorios suaves pueden salir solos; la reclamación seria la decide siempre una persona.

Un ejemplo real: el archivo de facturas que usamos en casa

Carlos, fundador de Galactia, montó este sistema en sus propias empresas antes de ofrecerlo. Funciona así:

• Cada 10–15 minutos revisa un buzón de facturas y una carpeta de Drive.
• Lee los datos de cada factura con IA.
• Decide a qué empresa o inmueble pertenece.
• La archiva con nombre normalizado en su carpeta.
• Lo que no sabe clasificar lo deja pendiente de revisar en un panel.

No damos cifras de ahorro porque no las hemos medido con rigor. Lo que sí podemos decir es que el trabajo pasa de «buscar, descargar, renombrar y mover» a «revisar la lista de pendientes».

¿Qué tiene que ver todo esto con Verifactu?

Es la duda más frecuente, y la respuesta corta es: Verifactu afecta a las facturas que emites y lo cumple tu programa de facturación.

Qué es Verifactu

Verifactu es el nombre popular del Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023). Exige que el programa con el que emites facturas garantice que los registros no se pueden alterar ni borrar sin dejar rastro. Todo programa debe poder enviar esos registros a la Agencia Tributaria. Cuando los envía de forma continuada, se llama «sistema VERI*FACTU».

Afecta a sociedades, autónomos y otros obligados que emiten facturas con un programa. No se aplica a quien ya lleva los libros de IVA por el Suministro Inmediato de Información (SII).

Fechas vigentes y aplazamiento anunciado

Qué	Fecha	Estado a 28-10-2026
Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades)	Programa adaptado antes del 1 de enero de 2027	Vigente (Real Decreto-ley 15/2025)
Resto de obligados (autónomos, entre otros)	Programa adaptado antes del 1 de julio de 2027	Vigente (Real Decreto-ley 15/2025)
Aplazamiento a octubre de 2028	Para coincidir con la factura electrónica de quien factura menos de 8 millones	Solo anunciado por Hacienda el 5-10-2026; no publicado en el BOE

Hasta que se publique ese cambio en el BOE, las fechas legales son las de 2027. Compruébalo en la página de la Agencia Tributaria antes de decidir.

Qué tienes que hacer tú

1. Pregunta a tu proveedor de software de facturación si su programa está adaptado al Reglamento y pide su declaración responsable, que debe constar en el propio programa.
2. Si facturas con Word o con una hoja de cálculo, tendrás que pasarte a un programa adaptado.
3. Decide con tu gestoría si te conviene la modalidad VERI*FACTU (envío continuo a la Agencia Tributaria).

Nosotros no te vamos a vender «cumplir Verifactu». Lo que sí hacemos es ayudarte a elegir o configurar un programa que cumpla y conectarlo con el resto de tu operativa.

¿Y la factura electrónica obligatoria entre empresas?

Es una obligación distinta, que viene de la Ley 18/2022 («Crea y Crece»). Obliga a que las facturas entre empresas y profesionales sean electrónicas: un fichero estructurado que un programa lee directamente, no un PDF. El Real Decreto 238/2026 la desarrolla y la Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026, puso en marcha los plazos:

Quién	Emitir y recibir factura electrónica
Empresas y profesionales con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones	Desde el 6 de octubre de 2027
Resto de empresas y profesionales	Desde el 6 de octubre de 2028

Además, habrá que comunicar el estado de las facturas, incluido su pago. La Agencia Tributaria ofrecerá una solución pública y gratuita para emitir y recibir facturas electrónicas.

¿Y qué significa para la automatización? Dos cosas. Cuando llegue la obligación, las facturas de tus proveedores vendrán en un formato que se lee sin errores, así que la lectura con IA será menos necesaria en esas. Pero seguirás teniendo tickets, facturas de proveedores extranjeros, fotos y documentos sueltos. Y todo lo demás (clasificar, archivar, pasar a la gestoría, vencimientos, cobros) seguirá ahí.

Errores habituales al automatizar facturas

• Empezar por la herramienta y no por la recogida. Si las facturas siguen llegando a cinco sitios, la mejor IA no sirve.
• Buscar el 100 %. Siempre habrá facturas raras. Es mejor un sistema que acierta en la gran mayoría y te enseña el resto que uno que lo archiva todo, mal.
• No acordar las reglas de clasificación por escrito. «A qué empresa va» tiene que estar claro antes de montarlo.
• Que nadie vigile. Un proveedor cambia el formato de su factura o caduca un acceso, y el sistema deja de funcionar sin avisar. Por eso nuestra cuota incluye revisión diaria y alertas.
• Dejarlo en cuentas ajenas. Todo debe quedar en tu Google o Microsoft y en tu Drive. Si un día cambias de proveedor, las facturas siguen siendo tuyas.

¿Cuánto cuesta y cuánto se tarda?

En Galactia, el servicio para automatizar facturas con IA empieza en 1.900 € de alta más 120 €/mes, sin IVA, y se pone en marcha en 2–4 semanas. Pagas la mitad del alta al empezar y la otra mitad tras dos semanas funcionando con tus facturas reales. Si no hace lo acordado por escrito, no pagas esa segunda mitad. Se renueva cada mes y puedes darla de baja con 30 días de aviso. Tienes el detalle de todo en precios de la automatización con IA.

Si las facturas son solo una parte del problema (también el correo, los pedidos o los clientes potenciales), empieza por un diagnóstico de automatización: medimos las horas que se van y te damos las tres automatizaciones con más retorno, con precio cerrado.

Fuentes

• Real Decreto 1007/2023, Reglamento de sistemas informáticos de facturación (BOE, texto consolidado)
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE)
• Agencia Tributaria: nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación
• Ministerio de Hacienda: nota informativa del 5 de octubre de 2026 sobre la previsión de aplazamiento
• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (BOE)
• Agencia Tributaria: calendario de implantación de la factura electrónica

Fechas comprobadas a 28 de octubre de 2026. Esta guía es orientativa y no sustituye el asesoramiento de tu gestoría o asesor fiscal.