Costes
¿Cuánto cuesta implantar IA en una pyme? Rangos de precio en 2026
Cuánto cuesta la IA en una pyme: licencias, diagnóstico, automatizar correo, leads y facturas, y proyectos a medida. Alta, cuota mensual y fórmula de retorno.
Por Carlos, GalactiaPublicada el 12 min de lectura
En resumen
- Implantar IA en una pyme cuesta desde unas decenas de euros al mes por usuario (licencias de asistentes tipo ChatGPT o Copilot) hasta decenas de miles de euros en proyectos grandes a medida. Entre medias está lo más habitual: automatizar un proceso concreto (correo, clientes potenciales o facturas).
- En Galactia, el diagnóstico de automatización cuesta desde 990 € (se descuenta si contratas en los 60 días siguientes) y automatizar un proceso cuesta desde 1.900 € de alta más 120 €/mes; el pack de correo, leads y facturas, desde 6.500 € más 390 €/mes.
- El modelo de alta más cuota mensual sustituye al de proyecto más mantenimiento: la cuota cubre la vigilancia diaria, las alertas, los pequeños ajustes y el coste de la IA en volúmenes habituales.
- Lo que más encarece un proyecto no es el modelo de IA, sino la integración con tus sistemas, la calidad de tus datos y el número de excepciones del proceso.
- Para saber si compensa: horas al año que se dedican a la tarea × coste por hora × porcentaje automatizable, comparado con el alta y la cuota.
En esta guía
- ¿Cuánto cuesta implantar IA en una pyme? Tabla por tipo de proyecto
- Lo que cuesta con Galactia, servicio a servicio
- ¿Qué costes recurrentes tiene la IA una vez implantada?
- ¿Qué hace que un proyecto cueste más o menos?
- ¿Cómo calcular si compensa? Fórmula de retorno con ejemplo
- ¿Qué costes ocultos suelen aparecer?
- ¿Cómo reducir el riesgo? Por fases
- Fuentes y supuestos
- Siguiente paso
Implantar IA en una pyme puede costar desde unas decenas de euros al mes (licencias de un asistente como ChatGPT o Copilot) hasta decenas de miles de euros en un proyecto grande a medida. Lo más habitual en una pyme está en medio: automatizar un proceso concreto, como el correo, los clientes potenciales o las facturas, con un pago inicial de unos pocos miles de euros y una cuota mensual. La cifra depende sobre todo de tres cosas: cuánto hay que conectar con tus sistemas, en qué estado están tus datos y cuántas excepciones tiene el proceso. En esta guía tienes rangos por tipo de proyecto, los costes recurrentes que se suelen olvidar y una fórmula para saber si compensa antes de gastar un euro.
¿Cuánto cuesta implantar IA en una pyme? Tabla por tipo de proyecto
Los rangos orientativos son los habituales en proyectos de este tipo para pymes, sin IVA. La última columna es lo que cuesta con Galactia; se confirma con propuesta cerrada tras una primera llamada. Tienes el detalle en precios de la automatización con IA.
| Tipo de proyecto | Qué incluye | Plazo habitual | Rango orientativo | Galactia (desde) |
|---|---|---|---|---|
| Licencias de asistentes (ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude) | Acceso por usuario a un asistente generalista | Inmediato | Decenas de euros por usuario y mes | No las revendemos: consulta el precio vigente del proveedor |
| Diagnóstico | Revisión de procesos, horas que se van y automatizaciones priorizadas | 1–3 semanas | 3.000–8.000 € en consultoría general | 990 € (se descuenta si contratas en 60 días) |
| Automatizar un proceso (correo, leads, facturas) | Un flujo funcionando con tus datos y tus sistemas | 2–8 semanas | 8.000–25.000 € como proyecto cerrado; menos de entrada con alta más cuota | 1.900 € de alta + 120 €/mes |
| Conectar programas a medida | Datos que hoy se copian a mano entre ERP, CRM, web o tienda | 3–8 semanas | 8.000–25.000 € como proyecto cerrado | 3.500 € de alta + 190 €/mes |
| Proyectos grandes a medida (asistentes con miles de documentos, analítica, previsión) | Desarrollo con varias fuentes de datos y control de calidad | 6–12 semanas | 10.000–40.000 € | No es nuestro servicio |
Lo que cuesta con Galactia, servicio a servicio
Galactia trabaja con alta (puesta en marcha) más cuota mensual, no con proyecto cerrado más mantenimiento aparte. Por eso el pago inicial es más bajo que un proyecto a medida: parte del coste se reparte en la cuota, que incluye la vigilancia. Estos son los precios «desde», sin IVA:
| Servicio | Plazo | Alta desde | Cuota desde |
|---|---|---|---|
| Diagnóstico de tu operativa | 1–2 semanas | 990 € | — |
| Correo bajo control | 2–4 semanas | 2.400 € | 150 €/mes |
| Gestión de clientes potenciales (leads) | 3–5 semanas | 2.900 € | 190 €/mes |
| Facturas sin papeleo | 2–4 semanas | 1.900 € | 120 €/mes |
| Conectar tus sistemas (procesos a medida) | 3–6 semanas | 3.500 € | 190 €/mes |
| Pack operativa (correo + leads + facturas) | 6–10 semanas | 6.500 € | 390 €/mes |
Condiciones: el alta se paga 50 % al empezar y 50 % tras dos semanas funcionando con tus datos reales. Si no hace lo acordado por escrito, no pagas esa segunda mitad. La cuota se paga a mes vencido, se renueva cada mes y puedes darla de baja con 30 días de aviso. Todo se monta en tus cuentas: si te das de baja, sigue funcionando y te dejamos la documentación.
Veamos cada partida con más detalle.
Licencias de asistentes tipo ChatGPT o Copilot
Es el punto de entrada más barato. Pagas una cuota por usuario y mes y tu equipo tiene un asistente para redactar, resumir, traducir o analizar hojas de cálculo. Los planes de empresa de los principales proveedores (OpenAI, Microsoft, Google, Anthropic) se mueven en la franja de las decenas de euros por usuario y mes, pero cambian con frecuencia. Consulta siempre el precio vigente del proveedor.
Lo importante no es la licencia, sino lo que se consigue con ella. Diez licencias sin casos de uso definidos suelen acabar en dos personas que la usan mucho y ocho que la abrieron una vez. Y una licencia no clasifica el correo de la empresa ni archiva facturas sola: ayuda a una persona, no hace el trabajo.
Diagnóstico
Un diagnóstico sirve para saber dónde se van las horas y qué automatizar primero. En Galactia, el diagnóstico de automatización dura 1–2 semanas y cuesta desde 990 €: revisamos cómo trabajáis el correo, los clientes y las facturas, medimos las horas que se van y te damos las tres automatizaciones con más retorno con precio cerrado. Si contratas una en los 60 días siguientes, se descuenta. Y si no encontramos al menos 20 horas al mes que automatizar, te devolvemos el importe.
Automatizar un proceso
Es el proyecto con retorno más fácil de medir. Se automatiza un flujo concreto: clasificar el correo y preparar borradores, responder y seguir a los clientes potenciales, recoger y archivar facturas, pasar pedidos del correo al ERP. Lo que mueve el precio es cuántos sistemas hay que conectar y cuántos formatos distintos llegan. Puedes ver cómo se hace en las guías para automatizar las facturas, gestionar los leads y automatizar el correo.
Proyectos grandes a medida
Un asistente que responde con miles de documentos internos, un modelo de previsión de demanda o un sistema que toma decisiones en varios pasos cuestan más, porque hay que preparar los datos, controlar la calidad de las respuestas y poner límites. Rango orientativo: 10.000–40.000 €. No es lo que hacemos en Galactia: nos centramos en la operativa diaria. Si es lo que necesitas, busca un equipo especializado en datos.
¿Qué costes recurrentes tiene la IA una vez implantada?
Es la parte que más se olvida. Una automatización no termina cuando se entrega. En el mercado hay tres costes mensuales:
| Coste recurrente | Qué es | Rango orientativo en una pyme |
|---|---|---|
| Uso de modelos (API) | Se paga por volumen de texto procesado (los llamados tokens) | 20–300 €/mes por proyecto |
| Alojamiento | Servicio en la nube donde corre la automatización | 30–200 €/mes |
| Mantenimiento | Ajustes por cambios de formato, actualizaciones de modelos, nuevas excepciones | 10–20 % anual del coste del proyecto, o una cuota mensual |
Dos matices:
- El uso de los modelos suele ser la partida pequeña. Para una pyme que procesa cientos o pocos miles de documentos al mes, lo que cuesta es el trabajo de integrar y vigilar, no la IA.
- El mantenimiento no es opcional. Los proveedores de modelos retiran versiones antiguas, tus proveedores cambian el formato de sus facturas, caduca un permiso. Sin alguien que lo vigile, el sistema deja de funcionar y nadie se entera hasta que es tarde.
En Galactia, todo eso va en la cuota «Funcionando y vigilado»: revisión diaria y alertas, ajustes y pequeñas mejoras (hasta 2 horas al mes por sistema), el coste de la IA en volúmenes habituales, soporte por correo en 1 día laborable e informe mensual. Si quieres más mejoras, hay una bolsa opcional de 4 horas al mes por 290 €.
¿Qué hace que un proyecto cueste más o menos?
El modelo de IA es la parte barata. Lo que mueve el precio es todo lo que hay alrededor:
- Integraciones. Leer un correo es sencillo. Escribir un pedido en un ERP antiguo sin conexión (API) puede costar más que todo lo demás. Pregunta a tu proveedor de software si tiene API o exporta datos antes de pedir presupuesto.
- Calidad y acceso a los datos. Documentos mal escaneados, datos en hojas de cálculo personales, carpetas sin orden. Cada uno añade trabajo.
- Número de excepciones. Un proceso con tres variantes se automatiza rápido. Uno con treinta casos especiales que «se resuelven llamando a Marta» necesita primero ordenar el proceso.
- Nivel de riesgo. Si el sistema toma decisiones que afectan a personas (selección, crédito, evaluación), el Reglamento Europeo de IA lo considera de alto riesgo y exige controles adicionales. Muchas veces la respuesta correcta es no automatizar esa decisión.
- Alcance. Un buzón con dos personas y diez buzones con cuarenta son proyectos distintos. Empieza por uno.
- Quién lo hace. Lo que importa es que quien diagnostica sea quien construye, que todo quede en tus cuentas y que te quedes con la documentación.
¿Cómo calcular si compensa? Fórmula de retorno con ejemplo
Con esta fórmula sabes si un caso merece la pena:
Ahorro anual = horas al año dedicadas a la tarea × coste por hora para la empresa × porcentaje automatizable
Y después:
Meses hasta recuperar la inversión = alta ÷ (ahorro mensual − cuota mensual)
Ejemplo tipo: entrada de pedidos en una distribuidora
Una distribuidora de 35 personas recibe pedidos por correo y PDF. Tres personas de administración dedican unas 2 horas al día cada una a pasarlos al ERP.
| Dato | Valor |
|---|---|
| Horas al día | 3 personas × 2 h = 6 h |
| Días laborables al año | unos 220 |
| Horas al año | 6 × 220 = 1.320 h |
| Coste por hora para la empresa (salario + Seguridad Social ÷ horas anuales) | 25 € |
| Coste anual de la tarea | 1.320 × 25 = 33.000 € |
| Porcentaje automatizable (realista: quedan excepciones y revisión) | 60 % |
| Ahorro anual | 19.800 € |
Supongamos un alta de 3.500 € y una cuota de 190 €/mes (precios «desde» de conectar sistemas en Galactia; el precio real depende del ERP y de los formatos).
- Ahorro mensual: 19.800 ÷ 12 = 1.650 €
- Ahorro neto mensual: 1.650 − 190 = 1.460 €
- Recuperación: 3.500 ÷ 1.460 ≈ 2,5 meses
Con un proyecto a medida de precio de mercado (por ejemplo, 10.000 € más 300 €/mes de costes recurrentes), la recuperación sería de unos 7–8 meses. Sigue compensando, pero el riesgo es mayor si algo sale mal.
Tres avisos sobre el porcentaje automatizable
- Sé prudente. En tareas documentales repetitivas, entre el 40 % y el 80 % es un rango razonable. Si alguien te promete el 100 %, desconfía.
- Las horas liberadas tienen que ir a algo. Si nadie reasigna ese tiempo, el ahorro es teórico. Decide antes a qué se va a dedicar.
- Mide antes de empezar. Si no sabes cuántas horas se van hoy en la tarea, no podrás demostrar el ahorro después. Es lo primero que hacemos en un diagnóstico.
¿Qué costes ocultos suelen aparecer?
- Tiempo de tu equipo. Durante la puesta en marcha, calcula una persona de contacto con 1–2 horas a la semana, más la colaboración puntual de quien hace hoy la tarea.
- Orden previo. Si las facturas llegan a cinco buzones o los clientes potenciales están en el móvil de cada comercial, hay que ordenarlo primero.
- Licencias adicionales de tus sistemas. Algunos ERP y CRM cobran por el acceso a su API o por usuarios de integración.
- Cumplimiento. Contrato de encargo del tratamiento con quien trate tus datos, información a empleados y clientes, y registro de actividades. Lo tratamos en la guía sobre el Reglamento Europeo de IA para pymes.
- Que el equipo lo use. Un sistema que funciona pero que nadie usa vale cero. Hay que explicarlo y ajustarlo según el uso real.
- Depender de un solo modelo o proveedor. Si el sistema depende de un único modelo y ese modelo se retira o sube de precio, hay que migrar. Diseñarlo para poder cambiar evita este coste.
¿Cómo reducir el riesgo? Por fases
La forma más segura de gastar en automatización es no gastarlo todo de golpe. Así funciona nuestro Método Órbita:
| Fase | Duración | Inversión | Qué obtienes | Decisión al final |
|---|---|---|---|---|
| 1. Llamada | 30 minutos | Gratis | Qué te quita más horas y si tiene arreglo | ¿Merece la pena mirarlo a fondo? |
| 2. Diagnóstico | 1–2 semanas | desde 990 € | Horas medidas y las 3 automatizaciones con más retorno, con precio cerrado | ¿Hay algo que compense? Si no, paras aquí (y si no hay 20 horas al mes, te devolvemos el importe) |
| 3. Puesta en marcha | 2–5 semanas por sistema | alta desde 1.900 € | Funcionando con tus datos reales y en tus cuentas; dos semanas de prueba antes del segundo pago | ¿Hace lo acordado? Si no, no pagas la segunda mitad |
| 4. Funcionando y vigilado | mensual | cuota desde 120 €/mes | Revisión diaria, alertas, ajustes e informe mensual | Se renueva cada mes; baja con 30 días de aviso |
Cuatro reglas que reducen el riesgo más que cualquier contrato:
- Acuerda por escrito qué tiene que hacer antes de empezar: qué correos se clasifican, qué facturas se archivan, qué se considera un fallo.
- Empieza por un proceso con volumen y reglas claras. No por el más vistoso.
- Pide precio cerrado. Las bolsas de horas abiertas tienden a crecer.
- Que todo quede en tus cuentas, con documentación. Para poder cambiar de proveedor o mantenerlo tú.
Si quieres ver qué casos suelen tener retorno más rápido, tienes la guía de 15 casos de uso de IA para pymes.
Fuentes y supuestos
- Los precios «desde» de Galactia están actualizados a octubre de 2026, sin IVA, y se confirman con una propuesta cerrada. Los rangos orientativos de mercado son estimaciones propias a partir de proyectos de este tipo, no una estadística.
- Los precios de licencias y de uso de API de terceros (OpenAI, Microsoft, Google, Anthropic y otros) cambian con frecuencia: compruébalos en la página de precios de cada proveedor.
- Supuestos del ejemplo de retorno: 3 personas × 2 horas al día, unos 220 días laborables al año, un coste por hora de 25 € (salario más Seguridad Social), un 60 % de la tarea automatizable, un alta de 3.500 € y una cuota de 190 €/mes. No incluye el IVA ni el tiempo de tu equipo durante la puesta en marcha.
Siguiente paso
Si quieres saber cuánto costaría en tu caso, reserva una llamada de 30 minutos: te decimos qué automatizaríamos primero, cuánto costaría y en qué plazo. Nos basta con que nos cuentes qué tarea os quita más tiempo.