ChatGPT, Copilot o IA a medida: cuál le conviene a tu empresa

En esta guía

1. ¿Qué diferencia hay entre un asistente de IA genérico y una IA a medida?
2. ¿Qué ofrecen ChatGPT, Copilot, Gemini y Claude para empresas?
3. ¿Qué es una IA a medida? RAG, automatizaciones y agentes explicados
4. Tabla de decisión: qué elegir según cada criterio
5. ¿Cuándo basta con ChatGPT, Copilot, Gemini o Claude?
6. ¿Cuándo compensa una IA a medida?
7. ¿Y si combinas las dos? El enfoque híbrido
8. ¿Qué pasa con la privacidad y los datos?
9. Siguiente paso

Si tu equipo necesita redactar, resumir, traducir, analizar hojas de cálculo o preparar presentaciones más rápido, una licencia de ChatGPT, Copilot, Gemini o Claude es la opción correcta: barata, inmediata y sin proyecto. Si lo que quieres es que una tarea repetitiva con volumen (leer facturas, pasar pedidos al ERP, responder consultas con tu catálogo) se haga sola, necesitas IA a medida. En la mayoría de los casos conviene combinar ambas. En esta guía comparamos las opciones sin entrar en precios concretos, porque cambian cada pocos meses: consulta siempre la tarifa vigente de cada proveedor.

¿Qué diferencia hay entre un asistente de IA genérico y una IA a medida?

Las dos usan el mismo tipo de tecnología: un modelo de lenguaje (LLM), un sistema entrenado con enormes cantidades de texto que entiende y genera lenguaje. La diferencia está en lo que hay alrededor:

	Asistente genérico (ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude)	IA a medida (RAG, automatizaciones, agentes)
Qué sabe de tu empresa	Solo lo que le escribes o adjuntas en cada conversación (y, en Copilot o Gemini, lo que ve en tu correo y documentos con tus permisos)	Lo que conectes: documentos, ERP, CRM, correo, bases de datos
Quién hace el trabajo	Una persona, conversación a conversación	El sistema, de forma automática o con revisión humana en los casos dudosos
Para qué sirve	Trabajo individual variado	Una tarea concreta, repetitiva y con volumen
Cómo se paga	Por usuario y mes	Proyecto inicial más uso de API, alojamiento y mantenimiento
Tiempo hasta estar en marcha	Un día	2–6 semanas para un proceso concreto; más si hay muchos sistemas
Control de calidad	El usuario revisa cada respuesta	Métricas de acierto, registro de errores, reglas de revisión

La pregunta útil no es «¿qué herramienta es mejor?», sino «¿quién va a hacer el trabajo: una persona ayudada por la IA o la IA supervisada por una persona?».

¿Qué ofrecen ChatGPT, Copilot, Gemini y Claude para empresas?

Los cuatro grandes asistentes tienen planes de empresa con características parecidas: cuentas gestionadas por un administrador, el compromiso de no usar tus datos para entrenar sus modelos, y herramientas para compartir instrucciones o proyectos entre el equipo. Estas son las diferencias que importan a una pyme. Describimos lo que es habitual en sus planes; comprueba los detalles y el precio vigente en cada proveedor.

ChatGPT Business y ChatGPT Enterprise (OpenAI)

El asistente más conocido y el que más gente de tu equipo ya habrá probado. Los planes de empresa añaden espacio de trabajo compartido, consola de administración, controles sobre los datos y la posibilidad de crear asistentes personalizados con instrucciones y documentos propios. Enterprise suma controles de identidad, auditoría y mayores límites. Encaja bien como herramienta independiente, sin atarse a una suite ofimática.

Microsoft 365 Copilot

Su ventaja es estar dentro de Word, Excel, Outlook, Teams y PowerPoint, y poder trabajar con el correo, reuniones y documentos de tu empresa respetando los permisos de cada usuario. Es la opción natural si ya pagas Microsoft 365. Dos avisos: requiere una licencia adicional sobre la que ya tienes, y hereda el estado de tus permisos. Si en tu SharePoint hay carpetas abiertas a todos que no deberían estarlo, Copilot las hará visibles. Conviene revisar permisos antes de activarlo.

Gemini para Google Workspace

El equivalente para empresas que trabajan con Gmail, Google Docs, Sheets y Meet. Está integrado en esas aplicaciones y en varios planes de Workspace viene incluido, así que comprueba qué tienes contratado antes de pagar aparte. Es una buena opción si tu empresa vive en Google y no necesitas un asistente independiente.

Claude Team y Claude Enterprise (Anthropic)

Destaca en trabajo con documentos largos, redacción cuidada y análisis, y en proyectos compartidos donde el equipo guarda instrucciones y documentos de referencia. Los planes de empresa incluyen administración, controles de datos y conectores con herramientas habituales. Encaja bien en servicios profesionales (asesorías, despachos, ingenierías) donde se trabaja mucho con texto.

¿Cómo elegir entre ellos?

• Si usas Microsoft 365: empieza por Copilot y compara con uno independiente para tareas que Copilot no cubre bien.
• Si usas Google Workspace: Gemini primero, por la misma razón.
• Si no dependes de una suite o quieres el mejor asistente para redacción y análisis: ChatGPT o Claude, probando ambos con tareas reales durante un mes.
• En todos los casos: planes de empresa, no cuentas personales. Y acompáñalo de formación práctica, que además cubre la obligación de alfabetización en IA del Reglamento Europeo.

¿Qué es una IA a medida? RAG, automatizaciones y agentes explicados

IA a medida no significa entrenar tu propio modelo. En una pyme casi nunca compensa. Significa usar los modelos de OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft o modelos abiertos a través de su API (la conexión que permite usarlos desde un programa) y construir alrededor una aplicación para una tarea concreta. Tres tipos:

Asistente con tus documentos (RAG)

RAG (generación aumentada por recuperación) es la técnica por la que el sistema, antes de responder, busca en tus documentos (manuales, contratos, catálogo, procedimientos, histórico de incidencias) y responde solo con lo que ha encontrado, indicando la fuente. Es la base de un asistente de atención al cliente o interno que sabe de tu empresa y no inventa. Un asistente genérico puede hacer algo parecido adjuntando documentos en cada conversación, pero no escala a miles de páginas ni a decenas de usuarios con permisos distintos.

Automatización de procesos

Un flujo que lee documentos o mensajes, extrae datos, los valida contra tus sistemas y hace algo con ellos: crear el pedido en el ERP, preparar el asiento contable, clasificar y archivar, generar un borrador de respuesta. La persona interviene solo en los casos dudosos. Es el tipo de proyecto con el retorno más fácil de medir. Ver automatización de procesos con IA y, para el caso más habitual, cómo automatizar el correo con IA.

Agentes de IA

Un agente es un sistema que, a partir de un objetivo, decide qué pasos dar y usa herramientas (consultar el ERP, enviar un correo, crear una tarea) para completarlos, dentro de límites que tú defines. Por ejemplo: recibir una consulta de un cliente, comprobar el estado de su pedido, redactar la respuesta y enviarla si cumple ciertas condiciones, o pasarla a una persona si no. Es lo más potente y también lo que más control exige. Nuestra regla: la IA prepara y propone; las decisiones importantes las sigue tomando una persona.

Tabla de decisión: qué elegir según cada criterio

Criterio	Elige licencias de asistente	Elige IA a medida
Tipo de trabajo	Variado, creativo, distinto cada vez	Repetitivo, con reglas, parecido cada vez
Volumen	Decenas de tareas al día repartidas entre personas	Cientos o miles de documentos o mensajes al mes en un mismo proceso
Integración con sistemas	No hace falta, o basta con Microsoft 365 o Google Workspace	Hay que leer o escribir en ERP, CRM, bases de datos o buzones compartidos
Conocimiento de la empresa	Cabe en unos pocos documentos que el usuario adjunta	Miles de páginas, muchas fuentes, permisos distintos por usuario
Quién supervisa	Cada usuario revisa cada respuesta	Revisión por excepción con métricas de calidad
Presupuesto	Decenas de euros por usuario y mes	Un pago inicial de unos miles de euros más una cuota mensual (en Galactia, desde 1.900 € de alta y 120 €/mes)
Plazo	Mañana	2–6 semanas
Riesgo de que no se use	Alto si no hay formación ni casos definidos	Bajo si el proceso está bien elegido: el sistema trabaja solo
Dependencia del proveedor	Alta, pero fácil de cambiar	Baja si se diseña para poder cambiar de modelo

Si la mayoría de tus respuestas caen en la columna izquierda, empieza por licencias. Si caen en la derecha, pide un diagnóstico de automatización. Si están repartidas, es el caso habitual: enfoque híbrido.

¿Cuándo basta con ChatGPT, Copilot, Gemini o Claude?

Hay muchas situaciones en las que no necesitas nada más que licencias bien usadas:

• Redacción y revisión: correos, ofertas, informes, procedimientos, traducciones.
• Resumen y análisis de documentos: contratos, pliegos, informes largos, transcripciones de reuniones.
• Hojas de cálculo: fórmulas, limpieza de datos, primeros análisis.
• Preparación de reuniones y presentaciones.
• Consultas rápidas que antes se hacían por correo a un compañero.
• Asistentes personalizados sencillos para el equipo: por ejemplo, uno que redacte respuestas con el tono de la empresa a partir de unas instrucciones y unos ejemplos.

El error más común es comprar licencias para todo el mundo y no hacer nada más. Las licencias rinden cuando van acompañadas de tres cosas: formación práctica con tareas reales de tu empresa, una política de uso de dos páginas (qué datos no se introducen, cuándo revisar) y dos o tres casos concretos por puesto. Con eso, el equipo gana tiempo desde la primera semana.

¿Cuándo compensa una IA a medida?

Cuando una tarea cumple estas condiciones, el asistente genérico se queda corto y un desarrollo a medida devuelve mucho más de lo que cuesta:

1. Se repite decenas o cientos de veces al día o a la semana con el mismo patrón.
2. Pasa por tus sistemas: hay que leer o escribir en el ERP, el CRM, el programa de contabilidad o un buzón compartido.
3. Nadie debería hacerla a mano: picar datos de un PDF a una pantalla no aporta nada.
4. Necesita saber de tu empresa a fondo: catálogo completo, condiciones por cliente, histórico de casos.
5. Hace falta control de calidad: tasa de acierto medida, registro de lo que se ha hecho, reglas de cuándo interviene una persona.
6. Tiene que funcionar sin que alguien esté delante: de noche, en picos, cuando el equipo está de vacaciones.

Ejemplo tipo: una distribuidora cuyo equipo pasa pedidos de correo al ERP durante horas cada día. Con ChatGPT pueden extraer los datos de un PDF más rápido, pero siguen teniendo que abrir cada correo, pegar el resultado y revisarlo. Con una automatización a medida, los pedidos entran solos y el equipo revisa solo los dudosos. Es el caso típico en distribución y comercio. Tienes más ejemplos en la guía de 15 casos de uso de IA para pymes.

¿Y si combinas las dos? El enfoque híbrido

Es el enfoque que recomendamos para la mayoría de pymes:

Capa	Qué	Para quién	Cómo se contrata
1. Asistente de empresa	ChatGPT, Copilot, Gemini o Claude con planes de empresa	Todo el equipo que trabaja con documentos	Licencias por usuario; formación de media jornada; política de uso
2. Automatizaciones a medida	Uno o dos procesos con volumen (correo, clientes potenciales, facturas, pedidos)	Administración, comercial, operaciones	Puesta en marcha de 2–6 semanas por proceso, más cuota mensual
3. Asistente o agente con tus datos	Atención al cliente o asistente interno con RAG	Clientes y equipo	Proyecto de 6–10 semanas, solo si las capas 1 y 2 se quedan cortas
4. Funcionando y vigilado	Revisión diaria, alertas, ajustes e informe mensual	Dirección y responsables de área	Cuota mensual; baja con 30 días de aviso

En Galactia nos centramos en las capas 2 y 4: automatizar el correo, los clientes potenciales y las facturas, y dejarlo vigilado.

El orden importa. Empezar por la capa 1 es barato, rápido y te enseña qué tareas se quedan cortas con un asistente genérico: esas son las candidatas para la capa 2. Las capas 2 y 3 se diseñan para poder cambiar de proveedor de modelo sin rehacer el sistema, porque los modelos cambian de precio y de versión con frecuencia. Y una buena práctica: que las automatizaciones usen el mismo proveedor con el que ya tienes contrato de empresa, para no multiplicar revisiones legales.

¿Qué pasa con la privacidad y los datos?

Es una de las dudas más habituales, y la respuesta tiene cinco partes, válidas para licencias y para IA a medida:

1. Planes de empresa, nunca cuentas personales. Los planes de empresa y las API de los grandes proveedores indican que no usan tus datos para entrenar sus modelos y ofrecen contrato de encargo del tratamiento. Las cuentas gratuitas o personales no dan esas garantías y escapan al control de la empresa.
2. Contrato de encargo del tratamiento y transferencias. Si el proveedor procesa datos personales por tu cuenta, el RGPD exige un contrato de encargo del tratamiento. Revisa dónde se procesan los datos y qué garantías hay si salen de la Unión Europea; varios proveedores ofrecen opciones de procesamiento en la UE.
3. Define qué datos no entran nunca. Datos de salud, datos financieros de clientes, secretos industriales, datos de menores. Escríbelo en la política de uso y cuéntalo en la formación. Un riesgo habitual no viene del proveedor, sino de alguien que pega en un chat lo que no debía.
4. Permisos y mínimo acceso. En Copilot y Gemini, el asistente ve lo que ve el usuario: revisa permisos antes de activarlo. En una IA a medida, el sistema accede solo a los datos que necesita para su tarea.
5. Reglamento Europeo de IA. Usar asistentes te convierte en responsable del despliegue: formación del personal (exigible desde el 2 de febrero de 2025) y transparencia si un chatbot habla con clientes (desde el 2 de agosto de 2026). Lo detallamos en la guía sobre el Reglamento Europeo de IA para pymes.

En Galactia somos independientes de proveedor: no revendemos licencias y usamos OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft o modelos abiertos según convenga a cada caso. Eso nos permite decirte cuándo te basta con una licencia y cuándo no.

Siguiente paso

Si no tienes claro si tu caso se resuelve con licencias o necesita algo a medida, cuéntanoslo en una llamada de 30 minutos. Te diremos con franqueza si te basta con una licencia y, si no, qué construiríamos y cuánto costaría.